南寧市建設工程檔案歸檔整理基本要求

一、 立卷的原則和方法

1.立卷應遵循工程文件的自然形成規律，保持卷內文件的有機聯系,便于檔案的保管和利用。

2.一個建設工程由多個單位工程組成時，工程文件應按單位工程組卷。
3.立卷可采用如下方法：
①工程文件可按建設程序劃分為工程準備階段的文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件5部分；

②工程準備階段文件可按建設程序、專業、形成單位等組卷；
③監理文件可按單位工程、分部工程、專業、階段等組卷；
④施工文件可按單位工程、分部工程、專業、階段等組卷；
⑤竣工圖可按單位工程、專業等組卷；
⑥竣工驗收文件按單位工程、專業等組卷。
二、初步整理要求
1.拆釘：把歸檔文件所有的金屬物拆除，以免銹蝕紙張。
2.托裱或修補：文件紙張幅面小于260×184毫米（16K）的用A4白紙裱托（印制成一本的除外）；凡破損的文件都要用A4白紙托補，圖紙破損用毛邊紙托補，并壓平整。用檔案專用膠水或漿糊粘貼，不能用雙面膠或透明膠等粘貼。

3.裝訂：按檔案內容有機聯系分類組合成卷，每一份文件（散件）裝訂成一冊(若一份內容的厚度超過2公分則裝訂成若干冊), 印刷成冊的工程文件宜保持原狀，要求選用適當厚度的檔案盒裝載，對于印刷成冊的文件宜盡量不再分盒組卷。用棉紗線繩三孔裝訂法裝訂，紙邊距孔12毫米，頭尾距50毫米，訂結打在背面，要求結實、平整，竣工圖不需要裝訂。（檔案因要進行電子掃描，目前不需要裝訂，每一份文件只要用棉紗線繩扎好）

4.圖紙裁邊：按照圖紙的邊框線（有內框線和外框線），裁去外框線以外的多余紙邊，保留外框線。

5.圖紙折疊方法：按A4紙張尺寸，用“手風琴”式折疊法，先上下，后左右折疊，圖標外翻，以便查閱。
三、卷內文件的編目
1.編寫頁號：卷內文件均按有書寫內容的頁面編號，每卷單獨編號，頁號從“1”開始。用打碼機打印頁號，使用紅色快干清潔印泥油。案卷封面、卷內目錄、卷內備考表不編頁號。

2.頁號編寫位置：單面書寫的文件在正面的右下角; 雙面書寫的文件正面在右下角，背面在左下角。如遇紙張幅面大于A4紙尺寸的，在正面的右下角編頁號后折成A4尺寸，顯示文件標題。圖紙在圖標下面右下角編頁號。頁號位置在距紙邊的右邊和下邊各10毫米。

3.檔案卷號(檔號)蓋印位置：每份文件正面右上角空白位置蓋上檔案卷號,用數字(規格61×11×37㎜ )蓋印，如果沒有空白位置，則蓋在該份文件的背面右上角。每張圖紙折疊好后，蓋印在翻開圖標面（直開面）的右上角。檔案卷號距紙邊的左邊和上邊各10毫米

4. 印油：應使用紅色快干清潔印泥油，不能用染料類印油，以免褪色。

5. 卷內目錄的填寫方法：（用我館電子文檔格式激光打印機打?。?

①卷內目錄需按國際要求表格打印，與國標稍有不同，卷內目錄“責任者”欄寬度由2cm改為3cm，“文件題名”欄寬度由7cm改為6cm。

②順序號：以一份文件為單位，用阿拉伯數字，由“1”開始按順序排列編寫（成套圖紙或印刷成冊的文件材料，自成一卷的，不必重新編寫頁碼，卷內目錄按文件材料的目錄錄入；無頁碼但需要掃描的頁面，由我館擬定掃描文件命名方式）。

③責任者：填寫文件直接形成的單位和個人，有多個責任者時，選擇兩個主要責任者，其余用“等”代替。

④文件編號：填寫工程文件的文號或圖號。

⑤文件題名：文件標題的全稱（“文件題名”應填寫文件標題的全稱；當文件無標題時，應根據內容擬寫標題，擬寫標題外加“［］”符號）。

⑥日期：填寫文件形成日期或文件的起止日期，若只有一個日期，用8位數字表示，格式如2015年1月1日為“20150101”；若存在起止日期，則表示為20150101-20160101，“-” 為半角狀態下的連接符。

⑦頁次：填寫文件在卷內所排列的起始頁號，最后一份文件應填寫起止頁號。

⑧卷內目錄放在案卷內文件之前。

6.卷內備考表的填寫方法（用我館電子文檔格式激光打印機打?。?

①卷內備考表是記錄案卷內文件的總頁數、各類文件頁數（照片張數），以及在組卷和使用過程中需要說明的問題。立卷人（由檔案移交單位經辦人或檔案移交單位委托的檔案整理公司經辦人）、審核人（由檔案移交單位審核人）必須簽名負責，并填寫整理時間，按國標統一要求打印。

②備考表放在本卷內文件之后。

四、檔案盒封面和脊背的填寫方法（針式打印機打?。?/b>